Je identificeert de klant en verifieert die identiteit, stelt de UBO's vast, legt het doel van de relatie vast en blijft de relatie en transacties volgen (art. 3 Wwft). Vereenvoudigd bij laag risico, verscherpt bij hoger risico en PEP's.
Nee. Het onderzoek is in beginsel af voordat de relatie begint (art. 4) en zonder afgerond onderzoek mag je geen zakelijke relatie aangaan (art. 5). Lukt het onderzoek niet, dan beëindig je de relatie.
Het cliëntenonderzoek (art. 3 Wwft) is de kern van de wet: je stelt vast wie je klant is, wie de uiteindelijk belanghebbenden zijn, wat het doel van de relatie is, en je blijft de relatie volgen. De diepgang hangt af van het risico: vereenvoudigd bij aantoonbaar laag risico (art. 6), standaard in de meeste gevallen, verscherpt bij hoger risico en bij PEP's (art. 8). Het onderzoek is in beginsel af voordat de relatie begint (art. 4) en zonder afgerond onderzoek mag je de klant niet bedienen (art. 5).
Bij elke klant: de identiteit van de klant en de verificatie daarvan aan de hand van documenten of bronnen, de identiteit van de UBO's met redelijke maatregelen om die te verifiëren, de identiteit van wie namens de klant optreedt en of die daartoe bevoegd is, het doel en de beoogde aard van de zakelijke relatie, en een doorlopende controle van de relatie en de transacties (art. 3 lid 2). Voor een rechtspersoon komen daar de eigendoms- en zeggenschapsstructuur bij.
Alleen als je kunt aantonen dat het risico laag is, mag je vereenvoudigen (art. 6). Denk aan een beursgenoteerde onderneming of een overheidsinstelling als klant. Vereenvoudigd is niet hetzelfde als niets: identificatie en doorlopende monitoring blijven, de intensiteit van de verificatie mag omlaag. De afweging waarom het risico laag is, hoort in het dossier.
Bij een hoger risico, bij een klant of UBO uit een land met een hoog risico, of bij een PEP of een familielid of naaste van een PEP, moet je verscherpt onderzoek doen (art. 8). Dat betekent extra informatie over de klant, de UBO's, de herkomst van het vermogen en de middelen, en toestemming van het hoger leidinggevend personeel om de relatie aan te gaan of voort te zetten. Voor een PEP blijven de maatregelen gelden tot ten minste twaalf maanden nadat de prominente functie is beëindigd.
In Taxmo Schild loop je het onderzoek per klant door: identificatie, UBO's, doel van de relatie en risicoklasse. Schild screent de klant en de UBO's op sanctie- en PEP-lijsten, zoekt negatief nieuws en controleert elke nacht de openbare bronnen. De uitkomst, de datum en de beoordelaar komen in het dossier; een klant zonder afgerond onderzoek staat zichtbaar open. De reviewtermijn volgt uit de risicoklasse, zodat de doorlopende monitoring niet van iemands geheugen afhangt.