Identificatie en verificatie van klant en vertegenwoordigers, UBO's met structuur, doel van de relatie, risicoklasse met motivering en reviewdatum, screenings en bronnencontroles met uitkomst, verscherpte maatregelen en goedkeuringen, meldingen, en de audit trail.
Ja. Een controle zonder treffer met datum bewijst dat er is gekeken; zonder die vastlegging kun je de doorlopende monitoring niet aantonen.
Een compleet Wwft-dossier van een klant bevat de identificatie en verificatie, de UBO's met structuur, het doel van de relatie, de risicoklasse met motivering en reviewdatum, de screenings op sanctie- en PEP-lijsten met uitkomst, de controles van nieuws en openbare bronnen, eventuele verscherpte maatregelen en goedkeuringen, meldingen, en de audit trail van wie wat wanneer deed. Hieronder staat hoe zo'n dossier is opgebouwd en hoe Taxmo Schild het per klant invult.
Naam, rechtsvorm, KvK-nummer en vestigingsadres, geverifieerd aan het Handelsregister. De vertegenwoordigers en hun bevoegdheid. Voor natuurlijke personen een geverifieerd identiteitsdocument; bij verificatie op afstand de manier waarop. Het doel en de aard van de relatie: welke diensten, welke omvang, welke verwachte transacties. Datum van het onderzoek en wie het uitvoerde. Schild vult de KvK-gegevens en vergelijkt het profiel elke dag met het vorige, zodat een adres- of bestuurswijziging als signaal binnenkomt.
De UBO's met percentage en aard van het belang, de tussenliggende lagen tot aan de natuurlijke personen, het uittreksel uit het UBO-register bij nieuwe relaties en de vergelijking daarmee, en de terugmelding als die nodig was. Per UBO de PEP-status en de screening op sanctielijsten met datum en uitkomst. Bij een buitenlandse UBO of een complexe structuur de reden waarom dat het risico wel of niet verhoogt.
De risicoklasse (laag, midden, hoog) met een korte motivering: welke factoren wogen mee. De reviewtermijn en de datum van de volgende review. Bij hoger risico of een PEP: het verscherpte onderzoek, de herkomst van vermogen en middelen, en de goedkeuring door het hoger leidinggevend personeel met naam en datum. De uitkomsten van de nieuwscontrole en de nachtelijke controle van openbare bronnen, met de beoordeling per treffer.
Elke wijziging, controle en beslissing met datum en persoon: dat is de audit trail. Daarin ook de controles zonder treffer, want die bewijzen dat er is gekeken. Eventuele meldingen staan als gebeurtenis in het dossier, zonder dat de inhoud zichtbaar is voor wie het niet hoeft te weten. In Taxmo Schild exporteer je dit hele dossier per klant als pdf, en bewaar je het vijf jaar na het einde van de relatie. Je kunt het zelf proberen: Schild Gratis is gratis tot 3 klanten.