De Wwft vraagt doorlopende monitoring en een actueel risicoprofiel (art. 3 lid 2 onderdeel d). Negatief nieuws over fraude, witwassen, sancties of een faillissement raakt dat profiel, dus een nieuwscheck hoort bij het onderzoek en de periodieke review.
Elke nacht: Rechtspraak, de Staatscourant, het Centraal Insolventieregister en de handhavingspublicaties van de Belastingdienst, de AFM en DNB, voor al je klanten en hun UBO's. Daarnaast dagelijks het KvK-profiel en op verzoek het nieuws.
Een klant die in het nieuws komt om fraude, witwassen of een faillissement, of die een boete krijgt van een toezichthouder, verandert van risicoprofiel. De Wwft vraagt doorlopende monitoring (art. 3 lid 2 onderdeel d) en het BFT verwacht dat je het risicoprofiel actueel houdt. Een controle van negatief nieuws en van openbare bronnen hoort daarom bij het onderzoek en bij de periodieke review. Taxmo Schild zoekt nieuws over klant en UBO's en controleert elke nacht Rechtspraak, de Staatscourant, het Centraal Insolventieregister en de handhavingspublicaties van de Belastingdienst, de AFM en DNB.
Rechtspraak.nl publiceert uitspraken, waaronder faillissementen en strafzaken. Het Centraal Insolventieregister houdt faillissementen, surseances en schuldsaneringen bij. De Staatscourant bevat officiële bekendmakingen. De Belastingdienst publiceert de Wwft-boetes en lasten onder dwangsom die zij als toezichthouder oplegt; de AFM en DNB publiceren hun handhavingsmaatregelen. Het Handelsregister van de KvK laat wijzigingen in bestuur, adres en activiteit zien. Samen geven ze een beeld dat een klant je niet altijd zelf vertelt.
Een naamzoekopdracht levert vooral naamgenoten op. De kunst is te bepalen of een artikel over jouw klant gaat en of het relevant is voor de Wwft: fraude, witwassen, sancties, een veroordeling, omkoping, belastingontduiking. Schild zoekt nieuws over de klant en de UBO's en beoordeelt elke treffer op relevantie en ernst, met een korte Nederlandse toelichting, zodat je alleen de treffers bekijkt die ertoe doen. Jij beslist wat een treffer voor het dossier betekent.
Bij het aannemen van de klant, bij elke periodieke review en bij een gebeurtenis. De openbare bronnen zijn geschikt voor een dagelijkse controle, omdat ze machineleesbaar zijn; Schild doet dat elke nacht voor al je klanten en hun UBO's en legt ook een lege uitkomst vast. Een nieuwszoekopdracht doe je per klant of voor het hele kantoor in één keer. Elke controle krijgt een datum, zodat het dossier laat zien wanneer er voor het laatst is gekeken.
Een treffer is een signaal, geen oordeel. Je beoordeelt of het om je klant gaat, wat het betekent voor de risicoklasse en of verscherpt onderzoek of een melding nodig is. In Schild leg je die beoordeling bij de treffer vast; de audit trail bewaart treffer, beoordeling en beoordelaar. Een afgewezen treffer (naamgenoot) blijft zichtbaar, zodat je later niet nog eens hetzelfde artikel hoeft te beoordelen.