Je hebt een factuur op je privéadres gekregen terwijl je onderneming op een ander adres is ingeschreven. Voor de btw moet een factuur je volledige naam en je volledige adres als afnemer vermelden, en moet de levering echt aan jou zijn gedaan. Is je huisadres ook het adres waarop je onderneming bekend is, dan is er niets aan de hand. Wijkt het af van je vestigingsadres, dan is de veilige route een factuur op je bedrijfsnaam en het adres waaronder je bij de KVK en de Belastingdienst bekend bent. Voor de inkomstenbelasting gaat het om de zakelijkheid van de kosten, niet om de adresregel.
De Belastingdienst schrijft voor dat een btw-factuur de volledige naam en het volledige adres van de leverancier en van de afnemer bevat; alleen een postbusnummer is niet voldoende. Verder: btw-identificatienummer en KVK-nummer van de leverancier, factuurdatum, opeenvolgend factuurnummer, omschrijving met hoeveelheid, leveringsdatum, bedrag exclusief btw per tarief, het btw-tarief en het btw-bedrag. De eisen zeggen niet letterlijk dat het adres het KVK-adres moet zijn; ze vragen dat de afnemer, de ondernemer die afneemt, herkenbaar is. Voor een eenmanszaak vanuit huis vallen huisadres en vestigingsadres samen.
Voor de btw is de factuur het bewijs van je recht op aftrek: de factuur moet aan de eisen voldoen, de levering moet aan jou zijn gedaan en je moet de goederen of diensten gebruiken voor belaste ondernemingsactiviteiten. Als ondernemer moet je zelf kunnen aantonen dat je btw mag aftrekken. Voor de inkomstenbelasting gaat het om de vraag of de kosten zakelijk zijn; de factuur is daar bewijs van, maar de adresregel bepaalt niet de aftrekbaarheid.
Voor facturen van EUR 100 of lager inclusief btw gelden verminderde eisen: je naam en adres als afnemer hoeven er niet op. Een kassabon met leverancier, datum, omschrijving en btw volstaat.
Mag ik btw terugvragen van een factuur op mijn privénaam? Als jij als ondernemer de afnemer bent, de factuur je volledige naam en adres vermeldt en de levering voor je belaste onderneming is, in beginsel ja. Een eenmanszaak is fiscaal dezelfde persoon als de eigenaar. Laat bij een afwijkend adres de factuur corrigeren om discussie te voorkomen.
Moet het adres exact gelijk zijn aan mijn KVK-inschrijving? De eisen vragen om je volledige adres als afnemer, niet letterlijk om het KVK-adres. Heb je een apart vestigingsadres, dan is dat het veiligst op de factuur.
Zijn honderden kleine bonnetjes zonder mijn naam een probleem? Nee, tot en met EUR 100 inclusief btw volstaat een vereenvoudigde factuur zonder jouw gegevens.
Bronnen: belastingdienst.nl, Aan welke eisen moeten facturen voldoen voor uw btw-administratie? en Welke btw mag u aftrekken? Bij twijfel over een specifieke factuur: de Belastingtelefoon of je adviseur.
Home address or KVK address on a Dutch purchase invoice: what the invoice requirements say about the customer's name and address, when input VAT is deductible, why income tax looks at the business nature of the cost instead, the simplified invoice up to EUR 100, and how to get a wrong invoice corrected with a credit note.