Ja. Art. 2c Wwft vraagt gedragslijnen, procedures en maatregelen die de risico's uit je eigen risicoanalyse beperken, periodiek getoetst, met een verantwoordelijke bestuurder (art. 2d).
Periodieke opleidingen die hen in staat stellen een ongebruikelijke transactie te herkennen en een cliëntenonderzoek goed en volledig uit te voeren (art. 35 Wwft). Omvang en frequentie passen bij het risico en de functie.
Na de risicoanalyse (art. 2b) vraagt de Wwft om gedragslijnen, procedures en maatregelen die de vastgestelde risico's beperken, periodiek getoetst (art. 2c), een verantwoordelijke bestuurder en, passend bij de omvang van het kantoor, een onafhankelijke compliancefunctie (art. 2d). Medewerkers en beleidsbepalers moeten de wet kennen en periodiek opleidingen volgen waardoor zij een ongebruikelijke transactie herkennen en een cliëntenonderzoek goed en volledig kunnen uitvoeren (art. 35). Beleid, procedures en gevolgde opleidingen leg je vast.
Een werkbaar Wwft-beleidsplan beschrijft: wie verantwoordelijk is en wie de compliancefunctie vervult, welke klanten en diensten het kantoor wel en niet aanneemt, hoe het cliëntenonderzoek verloopt per risicoklasse, hoe en hoe vaak je screent en monitort, hoe een melding tot stand komt en wie meldt, hoe je bewaart en vernietigt, en hoe je opleidt. Het plan verwijst naar de SIRA en wordt bijgesteld als de risico's veranderen.
Een procedure is pas een procedure als iemand hem kan volgen zonder de schrijver te bellen: een checklist bij onboarding, een vaste plek voor de UBO-vastlegging, een reviewkalender per risicoklasse, een stappenplan bij een screeningstreffer en bij een vermoeden van een ongebruikelijke transactie. Toets periodiek of de praktijk overeenkomt met het papier (art. 2c lid 2) en leg die toetsing vast.
Art. 35 vraagt dat medewerkers, en beleidsbepalers voor zover relevant, bekend zijn met de Wwft en periodiek opleidingen volgen om een ongebruikelijke transactie te herkennen en een cliëntenonderzoek goed en volledig uit te voeren. Hoe vaak en hoe diep hangt af van het risico en van de functie. Leg per medewerker vast welke opleiding wanneer is gevolgd; de toezichthouder vraagt ernaar.
Taxmo Schild houdt het Wwft-beleidsplan en de procedures bij met versies, zodat je laat zien wat wanneer gold. Per medewerker registreer je de gevolgde opleidingen met datum, PE-punten en certificaat. Een interne beheersmaatregel en de periodieke toetsing ervan leg je vast in het register van beheersmaatregelen, en de zelfevaluatie loopt de verplichtingen van de wet langs, zodat je ziet waar het kantoor staat voordat de toezichthouder langskomt.