De systematische integriteitsrisicoanalyse van je eigen kantoor (art. 2b Wwft): welke witwas- en terrorismefinancieringsrisico's lopen we met onze klanten, diensten, landen en kanalen, en welk beleid hoort daarbij.
Weeg klantfactoren (structuur, UBO's, PEP, branche, contant geld), geografie, dienst en gedrag, en kom met een korte motivering tot laag, midden of hoog. Leg vast wie het beoordeelde en wanneer de volgende review is.
De Wwft is risicogebaseerd: het kantoor beoordeelt eerst zijn eigen risico's (art. 2b, de systematische integriteitsrisicoanalyse of SIRA) en deelt vervolgens elke klant in een risicoklasse in. Die klasse bepaalt de diepgang van het cliëntenonderzoek en hoe vaak je de klant opnieuw bekijkt. Factoren zijn onder meer het type klant, de branche, het land, de structuur, de dienst en het betaalgedrag. De beoordeling moet aantoonbaar zijn: wie, wanneer, op grond waarvan.
Art. 2b verplicht je om de risico's van je eigen kantoor vast te stellen en vast te leggen: welke klanten, diensten, landen en leveringskanalen heb je, en waar zitten de witwas- en terrorismefinancieringsrisico's? De uitkomst stuurt je beleid en procedures (art. 2c). Een SIRA is geen eenmalig document: je actualiseert hem bij een nieuwe dienst of een nieuwe klantgroep en minimaal periodiek. Taxmo Schild maakt de SIRA-matrix uit je klantenbestand: klanten per risicoklasse en klanttype, als CSV en printbaar.
Klantfactoren: rechtsvorm, complexe structuur, buitenlandse UBO's, PEP-status, contante omzet, branche met verhoogd risico (bijvoorbeeld horeca, autohandel, vastgoed, crypto). Geografisch: klant of UBO in een land met hoog risico. Dienst: vennootschapsstructurering, trust- of domicilieverlening. Gedrag: terughoudend met informatie, onlogische transacties. Je weegt de factoren en komt tot laag, midden of hoog, met een korte motivering.
De wet noemt geen termijnen, maar vraagt doorlopende monitoring. Een gangbare praktijk, aansluitend bij de NBA-leidraad, is een herbeoordeling na 24 maanden bij laag, 12 maanden bij midden en 6 maanden bij hoog risico, en altijd bij een gebeurtenis: wijziging van UBO's, een treffer in een screening, negatief nieuws, een melding. Leg per klant vast wanneer de volgende review is en wie hem doet.
Per klant kies je de risicoklasse en leg je de afweging vast; Schild zet de reviewtermijn en toont klanten waarvan de review verlopen is. Signalen die de klasse kunnen raken, komen vanzelf binnen: een wijziging in het KvK-profiel, een screeningstreffer, negatief nieuws, een publicatie in Rechtspraak, de Staatscourant of het Centraal Insolventieregister, een boete van de Belastingdienst, de AFM of DNB. De SIRA-matrix voor het hele kantoor volgt uit dezelfde data.