Als zij voldoet aan een objectieve indicator, zoals een contante betaling van 10.000 euro of meer, of als er aanleiding is om witwassen of terrorismefinanciering te vermoeden (subjectieve indicator). Beide leiden tot een meldplicht (art. 16 Wwft).
Onverwijld, zodra het ongebruikelijke karakter van de transactie bekend is (art. 16 Wwft). De melding gaat via het goAML-portaal van FIU-Nederland.
Een accountantskantoor meldt een ongebruikelijke transactie onverwijld bij de Financiële inlichtingen eenheid (FIU-Nederland) zodra het ongebruikelijke karakter bekend is (art. 16 Wwft). Ongebruikelijk is een transactie die aan een objectieve indicator voldoet, zoals een contante betaling van 10.000 euro of meer, of waarbij er aanleiding is om witwassen of terrorismefinanciering te vermoeden (subjectieve indicator). De melding gaat via het goAML-portaal. Je mag de klant niets over de melding vertellen (art. 23) en bewaart de melding vijf jaar (art. 34).
De objectieve indicatoren staan in het Uitvoeringsbesluit Wwft 2018; voor accountants en belastingadviseurs is dat onder meer een contante transactie van 10.000 euro of meer. Bij een objectieve indicator meld je altijd. De subjectieve indicator vraagt een oordeel: heb je aanleiding om te veronderstellen dat de transactie verband houdt met witwassen of terrorismefinanciering? Voorbeelden zijn een onverklaarbare herkomst van geld, transacties zonder economische logica of een klant die informatie weigert.
De wet zegt onverwijld: zodra het ongebruikelijke karakter bekend is. In de praktijk betekent dat binnen enkele dagen, niet aan het einde van het kwartaal. Het kantoor moet geregistreerd zijn bij FIU-Nederland en een goAML-account hebben; regel dat voordat je het nodig hebt. De melding bevat de gegevens van de klant en de UBO's, de transactie en de reden waarom je haar ongebruikelijk vindt (art. 16 lid 2).
Over een melding, over het verzoek om aanvullende informatie en over een eventueel onderzoek dat erop volgt, ben je verplicht tot geheimhouding tegenover iedereen (art. 23). Je mag de klant dus niet vertellen dat je hebt gemeld. Wel mag je proberen de klant van een onwettige handeling af te houden. Beperk binnen het kantoor de kring van wie het weet tot wie het moet weten.
Taxmo Schild maakt een conceptmelding in de structuur van goAML uit de klantgegevens, de UBO's en de transactie. Jij controleert, vult de motivering aan en dient zelf in bij FIU-Nederland; Schild bewaart het concept, de datum van het besluit en wie het nam. Het klantdossier laat zien dat er is gemeld zonder dat de inhoud zichtbaar is voor wie het niet hoeft te weten, en de bewaartermijn van vijf jaar wordt bijgehouden.