Een kantoor zet de gegevens van zijn cliënten in Taxmo. Daarom ligt de controle bij het kantoor: jij bepaalt wie er inkomt, je ziet wat er gebeurt en je cliënt keurt goed wat je indient. Hieronder staat hoe dat werkt.
Medewerkers kunnen tweestapsverificatie gebruiken met een authenticator-app, sms of een back-upcode. Een kantoor kan tweestapsverificatie verplicht stellen voor al zijn medewerkers: wie dat de afgelopen 12 uur niet heeft doorlopen, komt niet in het kantoorgedeelte.
Je kunt het kantoorgedeelte ook beperken tot vaste IP-adressen en inloggen via je eigen identiteitsprovider instellen (single sign-on met OpenID Connect). Bij single sign-on moet de identiteitsprovider het e-mailadres als geverifieerd doorgeven.
Vraag je een cliënt om akkoord vóór indienen, dan geldt dat akkoord voor precies de cijfers die de cliënt heeft gezien. Pas je daarna een bedrag aan, dan vervalt het akkoord en moet de cliënt opnieuw akkoord geven.
Zet je die instelling aan, dan dient Taxmo niet in zonder akkoord. Dat geldt voor de btw-aangifte, de aangifte inkomstenbelasting en vennootschapsbelasting, het M-formulier, de voorlopige aanslag, een suppletie en een dividendaangifte.
Taxmo houdt per kantoor een logboek bij van handelingen van medewerkers, indieningen en documenten. Ook elke single sign-on-poging en elk gebruik van een API-sleutel komt erin. Per cliënt exporteer je het logboek als pdf met elke geregistreerde actie in een gekozen periode, bijvoorbeeld voor een SRA- of NBA-toetsing.
Elke indiening die Digipoort aanneemt, wordt in een eigen register vastgelegd met het soort aangifte, het tijdvak en het kenmerk van Digipoort. Een BSN, btw-id of KvK-nummer staat daarin alleen met de laatste vier cijfers.
Het verkeer tussen jouw browser of app en Taxmo loopt over HTTPS. Sessiecookies zijn alleen via HTTPS verstuurbaar en niet leesbaar voor scripts op de pagina.
Gevoelige velden worden daarnaast zelf versleuteld opgeslagen met AES-256-GCM:
De applicatieservers en de bestanden die je uploadt staan bij Amazon Web Services in Frankfurt, met een reserveserver in Ierland. De database wordt gehost door Neon, ook in Frankfurt.
AWS en Neon horen bij concerns met hoofdkantoor in de Verenigde Staten. Waar toegang tot persoonsgegevens van buiten de EER kan voorkomen, gelden de waarborgen uit het privacybeleid.
Een kantoor stelt zelf bewaartermijnen in. Taxmo ruimt elke nacht gegevens op die over die termijn heen zijn en legt per kantoor en per run vast wat er is opgeruimd.
Houd bij het instellen rekening met de wettelijke bewaarplicht voor administraties.
Dit zijn de partijen die in de praktijk gegevens van cliënten van een kantoor kunnen raken. Gereedschap voor marketing en websiteanalyse, dat alleen met toestemming draait, staat in het privacybeleid.
Waar een partij in de Verenigde Staten zit of toegang van daaruit kan hebben, gelden de standaardcontractbepalingen die in de algemene voorwaarden staan.
De applicatieservers en geüploade bestanden staan bij AWS in Frankfurt, met een reserveserver in Ierland. De database staat bij Neon in Frankfurt.
BSN's van cliënten, het IBAN in het bedrijfsprofiel, de sleutels van betaalkoppelingen en de tokens van bankkoppelingen worden versleuteld opgeslagen met AES-256-GCM. Een BSN toont de app niet in leesbare vorm terug.
Ja. Als kantoor stel je dat in voor al je medewerkers. Wie in de afgelopen 12 uur geen tweede stap heeft doorlopen, komt niet in het kantoorgedeelte. Ook beperken tot vaste IP-adressen en inloggen via je eigen identiteitsprovider kan.
Ja. Per kantoor staat een logboek van handelingen van medewerkers, indieningen en documenten, met single sign-on-pogingen en gebruik van API-sleutels. Per cliënt exporteer je het als pdf voor een SRA- of NBA-toetsing.
Ja. Mail privacy@taxmo.nl en vraag erom. Zet erbij voor welk kantoor je het aanvraagt.
Wil je een verwerkersovereenkomst, een lijst met de locaties per partij of een vragenlijst van je eigen kwaliteitsbeoordeling beantwoord hebben? Mail privacy@taxmo.nl.