Bij de meeste werknemers staat in de loonaangifte een Code cao: een getal van vier cijfers dat aangeeft welke cao of arbeidsvoorwaardenregeling op de inkomstenverhouding van toepassing is. De code komt uit de Caolijst van de Belastingdienst. Een foute code houdt de aangifte niet tegen, de Belastingdienst meldt hem daarna terug. Daarom loont het om de code te controleren voordat je hem gebruikt.
De Code cao is rubriek CAO van de aangifte loonheffingen, formaat N(4). Volgens de Gegevensspecificaties aangifte loonheffingen is de code verplicht bij code soort inkomstenverhouding 11, 13, 15 en 17. Geldt er geen cao, dan vul je 9999 in: op de lijst heet die code Geen reguliere cao van toepassing.
De Belastingdienst publiceert de Caolijst bij de documentatie Loonheffingen Aangifte op odb.belastingdienst.nl; de versie staat in de naam, bijvoorbeeld 01-2027. Per code staan op de lijst de naam, soms een begindatum en einddatum, en soms een opmerking, bijvoorbeeld dat een cao onder een ander nummer is verdergegaan. De lijst bevat ook nummers met de naam Gereserveerd, waar nog geen cao bij staat. Gebruik de lijst van het loonjaar waarin je aangeeft.
Controle 0098 uit de Gegevensspecificaties zegt dat de Code cao moet voorkomen in de codetabel cao en geldig moet zijn op de peildatum Datum aanvang inkomstenperiode. Het is een terugkoppelcontrole, geen poortcontrole: de aangifte kan door de poort komen en de Belastingdienst meldt de fout daarna terug. Een aanvaarde aangifte zegt dus niets over de juistheid van de code.
De peildatum is de eerste dag van de inkomstenperiode. Een code die op 31 december eindigt, is dus nog goed voor de periodes tot en met die datum en niet meer voor de eerste periode van het nieuwe jaar. Kijk bij de opmerking op de lijst of de cao onder een ander nummer verdergaat, en pas de code bij de werknemer aan voor de eerste periode daarna.
In een cao-profiel vul je de cao-code in. Taxmo controleert de code tegen de Caolijst en toont de naam van de cao, zodat je ziet of je het goede nummer hebt. Een code die niet op de lijst staat, kun je niet opslaan. Bij een beëindigde code, een code die nog moet ingaan of een gereserveerd nummer krijg je een waarschuwing, omdat dat per loontijdvak kan verschillen. Taxmo beoordeelt niet of een cao op je klant van toepassing is: dat blijft jouw oordeel. Ook een code die je rechtstreeks bij een werknemer invult of importeert, moet op de lijst staan. Bij Controleren en bij het indienen van de loonaangifte toetst Taxmo de code van elke werknemer op de eerste dag van de inkomstenperiode, net als controle 0098, en waarschuwt bij een code die dan beëindigd, nog niet ingegaan of gereserveerd is. Die waarschuwing houdt de aangifte niet tegen.