De Werkkostenregeling (WKR) is de NL-wettelijke kader voor onbelaste vergoedingen, verstrekkingen en ter beschikking gestelde voorzieningen aan werknemers. Voor 2026 is de vrije ruimte 2,00% over de eerste €400.000 fiscale loonsom plus 1,18% over het meerdere. Boven de vrije ruimte geldt 80% eindheffing op het overschrijdende bedrag - betaald door de werkgever, niet door de werknemer.
De vrije ruimte is een forfaitair budget. Hierin tellen alleen vergoedingen en verstrekkingen die als 'eindheffingsloon' zijn aangewezen door de werkgever. Voorbeelden: kerstpakket, personeelsfeest, fitnessabonnement, fiets-van-de-zaak boven de gerichte vrijstelling. Niet meegeteld: gerichte vrijstellingen (zoals de €0,25/km reiskostenvergoeding), nihilwaarderingen (werkkleding op locatie), en intermediaire kosten (kosten die de werknemer maakt voor de werkgever).
Overschrijdt het totaal aan eindheffingsloon de vrije ruimte? Dan betaalt de werkgever 80% eindheffing over het overschot. Dat is een aparte heffing - hij wordt niet bij het normale werknemersloon opgeteld. De eindheffing wordt aangegeven in de loonaangifte over het tijdvak waarin de overschrijding ontstaat (meestal december). Pre-emptief sturen op de vrije ruimte gedurende het jaar voorkomt dat een onverwachte rekening op 31 december ontstaat.
Naast de vrije ruimte gelden specifieke regelingen voor: reiskostenvergoeding (€0,25/km in 2026, gerichte vrijstelling), studiekosten (gerichte vrijstelling onder voorwaarden), maaltijden tijdens overwerk (gerichte vrijstelling), werkkleding op werklocatie (nihilwaardering), en consumpties op de werkplek (nihilwaardering). Deze items consumeren de vrije ruimte niet en mogen onbelast worden vergoed mits aan de voorwaarden uit het Handboek Loonheffingen wordt voldaan.
Taxmo houdt per klant per fiscaal jaar bij: de fiscale loonsom (basis voor de vrije ruimte), het cumulatieve eindheffingsloon, en het verschil als 'ruimte over' of 'overschrijding'. Bij elke nieuwe loonjournaalpost of aangewezen vergoeding wordt het saldo herrekend. Tagging op rubriek (gerichte vrijstelling, nihilwaardering, werkkostenforfait) bepaalt of een uitgave wel of niet de vrije ruimte raakt. Een rode dashboard-vlag verschijnt als er <10% ruimte over is voor het einde van het jaar.