Boekhouding voor grafisch ontwerpers

BTW 21 procent op ontwerpwerk, kostenposten voor software, hardware en stockmateriaal

Grafisch ontwerpwerk valt onder het standaard BTW-tarief van 21 procent. Belangrijkste aftrekposten zijn software-abonnementen (Adobe Creative Cloud, Figma, Sketch), hardware (computer, tablet, monitor) en stockmateriaal (Shutterstock, Adobe Stock). Auteursrechten-vergoedingen vallen ook onder 21 procent BTW, maar privatieve auteursrechten kunnen worden afgekocht of in licentie gegeven.

Welk BTW-tarief geldt er?

Het BTW-tarief is 21 procent. Grafisch ontwerpdiensten worden geleverd in het economisch verkeer en zijn niet vrijgesteld. Standaardtarief 21 procent. Bij export naar buiten EU geldt nultarief; bij intra-EU B2B levering vaak verleggingsregeling met BTW-verlegd-vermelding op de factuur.

Hoe wordt er gefactureerd?

Projecttarief of dagtarief; soms uurtarief; auteursrechten-vergoedingen voor herhaald gebruik van werk; opdrachtprovisie bij langlopende klant-relaties.

Wat kan ik aftrekken?

Adobe Creative Cloud en design-software: Photoshop, Illustrator, InDesign, Figma, Sketch en plug-ins. 100 procent zakelijk gebruik bij ZZP.
Hardware: Mac of pc, externe monitor, tekentablet: Aanschaf > EUR 450: activeren en afschrijven over 5 jaar (Wet IB art. 3.30). Onder EUR 450: direct ten laste van de winst.
Stockmateriaal en font-licenties: Abonnementen op Shutterstock, Adobe Stock, Getty, Envato, fonts.com etc. BTW-aftrekbaar.
Thuiswerkplek (bureau, stoel, verlichting): Werkkamer-aftrek geldt alleen onder strikte voorwaarden (zelfstandige toegang, vrijwel uitsluitend zakelijk gebruik). Spullen voor de werkkamer wel volledig aftrekbaar.
Vakliteratuur en cursussen: Boeken, online cursussen, conferenties (OFFF, Adobe MAX). 100 procent aftrekbaar mits zakelijk relevant.

Welke regelingen gelden er specifiek?

Auteursrechten en licentievergoedingen: Wet OB art. 17 behandelt licentieverlening van auteursrechten als dienst. Standaard 21 procent BTW. Verkoop van auteursrechten zelf is ook 21 procent.
Auteurscontracten en repartitie: Bij langlopende auteursrechtenexploitatie via een collectieve beheersorganisatie (Pictoright voor beeldend kunstenaars) wordt repartitie meestal jaarlijks uitgekeerd. Deze valt onder Box 1 winst uit onderneming.

Veelgestelde vragen

Mag ik mijn iPad volledig aftrekken?

Bij vrijwel uitsluitend zakelijk gebruik: ja. Bij gemengd zakelijk-prive gebruik wordt aan de hand van een redelijke verdeling (typisch 70-90 procent zakelijk voor designers) de aftrekbare verhouding bepaald.

Vallen mijn freelance projecten voor het buitenland onder NL-BTW?

B2B intra-EU: BTW verlegd naar de afnemer; jouw factuur vermeldt nultarief plus 'BTW verlegd' en het BE/DE/etc BTW-nummer. B2B buiten EU (US, UK): in principe nultarief, mits geen vaste inrichting daar. B2C intra-EU: vanaf EUR 10.000 jaaromzet val je onder de OSS-regeling.

Hoe boek ik een achteraf-gefactureerde 'lump sum' voor auteursrechten?

Op het moment van overdracht of licentievaststelling factureren met 21 procent BTW. Voor de inkomstenbelasting hoort de opbrengst thuis in het jaar waarin je die volgens goed koopmansgebruik realiseert. Bij een lump sum is dat meestal het jaar van ontvangst. Beslaat het bedrag werk over meerdere jaren, laat het dan toetsen.

Let op: dit is algemene informatie, geen fiscaal advies. Controleer bedragen en termijnen op belastingdienst.nl voor jouw belastingjaar.